Gérer son entreprise n'est pas une tâche facile.
Tel un chef d’orchestre, le rôle de dirigeant est multiple. Cela va bien au-delà de son métier. Il doit superviser l’administratif et la comptabilité de son entreprise, travailler sa communication, sa stratégie digitale, connaître ses obligations sociales et fiscales…

Voici mes recommandations pour bien gérer son entreprise et gagner en efficacité.

Être entrepreneur, ou, en passe de le devenir, demande de l’énergie et de nombreuses compétences.
Il est impossible pour lui d’être sur tous les fronts, à moins de travailler H24, et encore. Selon la taille de la société, le dirigeant utilisera ses collaborateurs en interne, ou fera appel à des prestataires de services.

Les 3 piliers pour bien gérer son entreprise, selon moi, sont l’organisation, la comptabilité, et l’externalisation.

SOMMAIRE

L'organisation pour bien gérer son entreprise

Le dirigeant de TPE doit être compétent dans plusieurs domaines.

3 défis l’attendent :

  • Bien se connaître : Il doit avoir conscience de ses points forts et de ses lacunes dans certaines disciplines, afin de s’entourer de personnes pouvant l’aider, que ce soit en interne ou avec un prestataire de services.
  • Définir son modèle économique et son positionnement en faisant des réajustements si nécessaire.
  • S’informer en termes de législation et d’obligations et être à l’écoute du marché pour pouvoir innover.

Ainsi, le dirigeant pourra maintenir la pérennité de sa TPE.

Quels sont les différents éléments incontournables pour une bonne organisation ? Suivez-moi.

1 - Bien se connaître

"Connais-toi toi-même !"

Tout entrepreneur ne peut pas être expert dans tous les domaines. Il doit prendre conscience de ses forces et de ses faiblesses.

Pour bien gérer son entreprise

S’entourer des bonnes personnes et savoir déléguer permet :

  • de se concentrer sur son expertise pour augmenter sa productivité,
  • de se donner les moyens de rendre son entreprise performante,
  • et d’avoir un avantage sur la concurrence.

2 - Définir son Business Model, point de départ pour bien gérer son entreprise

Le Business Model (ou modèle économique) permet d’avoir une vision synthétique de l’entreprise pour comprendre les besoins des clients.

Pour cette partie, je vous invite à lire les articles de Thierry Dubois, sur ce blog, expert dans ce domaine.

Il est utilisé pour améliorer la rentabilité de son business, et est également un outil de réflexion stratégique.

Posez-vous les questions suivantes :

  • Qu’est-ce que je vends, quel est mon avantage concurrentiel ?
  • Qui sont mes principaux clients ?
  • De quelles ressources ai-je besoin ?
  • Quelles sont mes principales recettes et charges ?

Il faut analyser pour s’adapter au marché, répondre aux attentes des clients et aux évolutions des comportements.

Par exemple, quand vous travaillez sur votre positionnement stratégique, vous devez :

  • Analyser votre offre par rapport à la concurrence et aux attentes du client,
  • Faire un diagnostic de l’entreprise en utilisant la matrice SWOT : lister les forces et les faiblesses ainsi que les menaces et opportunités.

Le business model est à définir en amont, avant de se lancer. Il y a tout un travail de marketing à faire au démarrage.
Il est fortement recommandé de ne pas travailler seul(e) sur son business model !

A ce propos, je vous conseille à 200% de vous faire accompagner par Thierry. Je tournais en rond depuis plus de deux ans, j'ai perdu énormément de temps mais grâce à lui, je vois ENFIN la lumière...

3 - Optimiser son temps

Le manque de temps est la problématique principale pour tout entrepreneur.
Tout au long de la journée, nous en gaspillons pour différentes raisons : perfectionnisme, incapacité à dire non, urgence, désir de tout contrôler, procrastination…

Comment gérer son entreprise avec efficacité ?

Je vous apporte des éléments de réponses qui m’aident au quotidien.

  • Savoir définir ses priorités. Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.
    Créez-vous ensuite une to do list, en classant les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Gestion du temps
  • Planifier ce qui doit être fait, et déléguer, en utilisant un agenda papier ou électronique (Google Agenda par exemple). Le plus important, c’est de l’avoir en permanence à portée de main, pour le consulter et effectuer les travaux que vous avez programmés chaque jour.
  • Tracker votre temps : en utilisant un outil en ligne comme Toggl.
    Il enregistre votre travail effectué dans la journée, par mission ou par tâche. Vous créez le « projet » (= la tâche) sur lequel vous travaillez, par exemple « article de blog » si vous écrivez un article. Il vous suffit de démarrer le chrono lorsque vous commencez et de l’arrêter à la fin du travail.

    Vous pouvez avoir un rapport sur une journée, une semaine, un mois, une année où sur une période déterminée. Il permet d’analyser le temps passé sur chaque projet. Finis la procrastination.

    Autre avantage, lorsque vous travaillez pour un client, vous savez d’un coup d’œil, combien de temps vous avez travaillé pour lui. Cela aide à l'élaboration de la facture.

    Depuis que j’ai découvert cet outil, il m’a véritablement simplifié la vie. Pour en savoir plus, je vous invite à lire mon article.
  • Mettre de l’ordre et de la méthode dans sa manière de travailler : un bureau rangé, des outils adaptés, des process mis en place…
  • Couper les distractions : les mails, le téléphone, les réseaux sociaux en vous réservant un ou deux créneaux dans la journée. Désactivez les notifications
  • Utiliser les compétences de ses collaborateurs ou savoir déléguer.

Méthodologie et conseils

  • Analyser sur une semaine, un mois le travail effectué et le temps passé, pour identifier ce qui aurait pu être délégué.
  • Organiser votre planning pour la semaine suivante en réservant des plages horaires pour les tâches importantes et urgentes.
  • Laisser des creux pour les imprévus dans votre planning.

La comptabilité, élément essentiel pour bien gérer son entreprise

Si vous êtes soumis au régime réel d’imposition, vous devez tenir une comptabilité et établir les comptes annuels en fin d’exercice.

Se pose alors la question pour l’entrepreneur de faire sa comptabilité en interne, ou de l’externaliser de manière partielle ou totale.

La comptabilité est un travail chronophage, qui n’apporte pas de réelle valeur ajoutée pour le dirigeant de la TPE, qui a plutôt tout intérêt à se consacrer à son cœur de métier.

Confier cette tâche à un expert-comptable présente plusieurs avantages pour bien gérer son entreprise :

  • risques d’erreurs réduits,
  • pas de retard ou d’omission dans les déclarations,
  • bénéficier de conseils sur des questions juridiques, fiscales et sociales.

1 - Collaborer avec un expert-comptable

Définir les missions à lui confier

  • Tenir la comptabilité à jour : des factures clients et fournisseurs, des règlements, lettrage des comptes…
  • Gestion de la fiscalité : déclaration de TVA, CVAE, liasse fiscale…
  • Gestion de la paie si l’entrepreneur a des salariés et élaborations des déclarations sociales
  • Travaux d’inventaire pour la clôture de l’exercice.

L’organisation

  • Rythme et moyen de transmission des pièces comptables.
  • Fréquence de la mise à jour de votre comptabilité par votre prestataire.

Dialoguez avec votre expert-comptable, il est là pour vous aider au pilotage de votre entreprise :

  • pour analyser les performances de votre activité,
  • la préparation de vos prévisions budgétaires,
  • et l’état de votre trésorerie…

Choisir son expert-comptable

La liste des experts-comptables est accessible sur le site du Conseil Supérieur de l’Ordre.

Plusieurs critères sont à prendre en considération, notamment :

  • son offre de services,
  • les tarifs,
  • ses méthodes de travail,
  • les avis d’autres clients…

Vous n’aurez plus qu’à signer la lettre de mission qui listera les travaux que vous lui confierez, la répartition des tâches pour chacun. Les honoraires ainsi que les conditions de résiliation de la mission seront également indiqués sur la lettre de mission.

Lorsque vous choisirez votre prestataire, privilégiez celui qui offre la possibilité de tenir vous-même votre comptabilité. Vous pouvez décider un jour de réintégrer une partie du traitement de votre comptabilité.

Veillez également à ce que l’expert-comptable engage sa responsabilité en cas d’erreur provenant de ses services.

2 - Établir un calendrier des échéances

En fonction de votre régime fiscal, vous aurez des formalités à effectuer :

  • l’enregistrement comptable de vos recettes et de vos achats mensuels,
  • les déclarations fiscales (TVA, BIC, BNC, IS, CFE…),
  • des fiches de paie et déclarations sociales si vous êtes employeur,
  • les comptes annuels…

Même si c’est votre expert-comptable qui gère l’ensemble de votre comptabilité, c’est toujours bon de connaître les dates pour préparer le travail et les pièces comptables en amont.

3 - Utilité des tableaux de bord

L’utilité des tableaux de bord

Suivi pour gérer son entreprise

Tout comme le tableau de bord de votre véhicule que vous regardez régulièrement, ne serait-ce que pour l’affichage du kilométrage, ou de votre jauge d’essence, vous avez besoin d’établir plusieurs tableaux de suivi pour piloter votre entreprise.

Le tableau de bord est un outil de suivi et de pilotage des performances. Il synthétise les points importants, et a 3 objectifs :

  • anticiper toute difficulté,
  • vous aider à piloter et vous alerter, pour prendre les décisions qui s’imposent et corriger les écarts,
  • adapter la stratégie de l’entreprise en fonction des évolutions observées.

Des exemples de tableaux de bord

Voici quelques exemples de tableaux à mettre en place :

  • un tableau pour les encaissements et les décaissements,
  • pour faire un suivi budgétaire et établir le budget prévisionnel,
  • un tableau de trésorerie mensuel avec le chiffre d’affaires et les dépenses (prévisionnel et réel),
  • pour la facturation et les règlements…

À vous d’adapter en fonction de vos besoins. Votre expert-comptable peut vous aider dans la mise en place de votre contrôle de gestion.

Externaliser pour gagner du temps et aller plus loin

1 - L’externalisation : de nombreux avantages

Pour une TPE, les avantages sont nombreux :

  • bénéficier de compétences qu’elle n’a pas en interne,
  • gagner du temps en déléguant les tâches chronophages,
  • limiter les charges de personnel,
  • obtenir plus de flexibilité,
  • maîtriser les coûts, avec un contrat établi avec le prestataire,
  • avoir un regard neuf sur la gestion de votre entreprise.
marketing bienveillant

Ne restez pas seul et faites appel à des experts dans leur domaine pour atteindre vos objectifs plus rapidement.  Qu’il s’agisse d’un besoin ponctuel ou récurrent, vous pouvez vous faire accompagner pour gagner du temps.
Tout en évitant de fâcheuses erreurs...

2 - Les tâches à déléguer

Peut-on bien gérer son entreprise sans rien déléguer ?
Personnellement, je ne pense pas....

  • la comptabilité : c’est la fonction la plus souvent externalisée. 3 options s’offrent à vous : la déléguer complètement à votre expert-comptable, faire appel à une assistante indépendante pour préparer le travail pour ce dernier. Sachez qu’elle ne pourra en aucun cas, passer des écritures sur un logiciel dédié ou faire de déclarations (cf. Ordonnance de 1945). La troisième option c’est de faire appel à ses collaborateurs, si vous avez un comptable.
  • les tâches fonctionnelles qui permettent de gagner un temps précieux pour le dirigeant. Il y a le secrétariat, l’accueil téléphonique, et la gestion de l’informatique.

    Les systèmes informatiques sont complexes et les conséquences d’un problème informatique peuvent être catastrophiques. En ayant un prestataire, vous êtes tranquille et bénéficiez en plus de conseils sur un domaine en perpétuelle évolution.

    Une assistante indépendante pourra prendre en charge toute la partie devis et facturation, les suivis de règlements, les relances clients, préparer les règlements fournisseurs. Elle pourra également mettre à jour vos tableaux de bord pour vos encaissements-décaissements, votre trésorerie, en lien avec votre expert-comptable. Elle lui fournira aussi tous les éléments nécessaires à la déclaration de TVA, ou à la clôture de l’exercice par exemple.

    La trésorerie c’est le nerf de la guerre pour la survie de l’entreprise. Ce travail doit être fait au fur et à mesure pour respecter les échéances de l’expert-comptable. Soyez vigilant et anticipez les décalages de paiement entre vos clients et vos fournisseurs.
  • des fonctions plus stratégiques comme le marketing ou le commercial.

    Le marketing demande non seulement un certain nombre des connaissances, il faut se tenir informé constamment des nouvelles tendances et des nouveaux outils : site internet et référencement, analyse des performances du site, utilisation des médias sociaux, le réseautage, l’e-mailing…

    Vous pouvez faire appel à un expert en marketing digital, à un commercial, à un développeur informatique pour votre site internet, à un community manager ou encore une fois à une assistante, selon le degré de technicité et les compétences recherchées.

Pour résumer

Vous le savez, être entrepreneur c’est endosser toutes les fonctions. Difficile pour le dirigeant d’une TPE de tout faire, en plus de son métier, celui qui lui rapporte du chiffre d’affaires.

Ainsi, voici mes 7 conseils pour bien gérer son entreprise.

L’organisation 

1 - Bien connaître ses forces et ses faiblesses.
2 - Définir son Business Model avec un expert : qui sont vos clients ? Quelles sont vos charges et vos recettes ? Quel est votre positionnement stratégique ?
3 - Optimiser son temps : planifier, traquer son temps, mettre de l’ordre et de la méthode dans votre façon de travailler, couper les distractions.

La comptabilité 

4 - Collaborer avec son expert-comptable. Définir les missions à lui confier, organiser votre travail avec lui, choisir son prestataire.

5 - Établir un calendrier des échéances à tenir.

6 - Utiliser des tableaux de bord pour anticiper toute difficulté, piloter votre entreprise et adapter sa stratégie si besoin.

Externaliser 

7 - Bénéficier de compétences supplémentaires pour gagner du temps et être bien plus efficace.
Quelles tâches déléguer ? Des exemples : la comptabilité, le secrétariat, l’accueil téléphonique, l’informatique, le marketing, le commercial selon vos besoins.

J’espère que ces conseils vous auront apporté des éléments de réponse.
Je me tiens bien entendu à votre disposition si vous avez des questions.

Bien à vous,
Valérie Trienpont

5/5 - (4 votes)