Comment augmenter sa productivité au travail en gérant judicieusement son temps ?

Comment augmenter sa productivité au travail en gérant judicieusement son temps ?

La productivité au travail en apprenant à bien gérer son temps est l’une des clés de la réussite. N’importe qui peut réussir à augmenter sa productivité. Cela demande de l’autodiscipline en développant des habitudes simples. Voyons comment…

SOMMAIRE : Comment augmenter sa productivité au travail en gérant efficacement son temps

  1. Le pire ennemi pour augmenter sa productivité : le temps
  2. Que faire pour réussir avoir plus de temps ?
  3. Prenez des bonnes habitudes dès maintenant !
  4. Prenez le temps de planifier votre travail
  5. Comment bien organiser sa journée de travail pour augmenter sa productivité ?

Le pire ennemi pour augmenter sa productivité au travail

⇒ Le temps !

Vous est-il déjà arrivé d’allumer votre ordinateur, de regarder vos emails, de surfer de site en site… et en fin de compte de vous apercevoir que vous avez passé des heures sans avoir travaillé une seule minute ? Cela vous rappelle quelqu’un ?

Le temps nous échappe. Qui d’entre nous ne trouve pas les semaines trop courtes ?

Anne-Marie, une de mes lectrices, me disait récemment dans un commentaire : « Si quelqu’un a une idée pour réussir à avoir plus de temps… j’achète. »

organiser travailQuel que soit ce que nous entreprenons, sur Internet ou non, nous sommes tous confrontés à ce problème de gestion du temps.
Le temps s’écoule inexorablement et quoi que l’on fasse, rien ne peut l’arrêter.

Face à cette réalité, deux solutions  :

  • se laisser dépasser par une mauvaise gestion du temps,
  • se donner des règles de conduite pour augmenter sa productivité, son efficacité.

⇒ Augmenter sa productivité par une bonne organisation

En travaillant sans véritablement mettre en place une bonne organisation, vous trouverez irrémédiablement que vos journées sont très courtes.

Il va sans dire que pour pallier cette désorganisation, pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés, vous allez travailler bien plus d’heures que prévu.
Et en définitive, vous serez obligé d’empiéter sur vos heures de loisir (s’il vous en reste…), vos heures de repos…

Au bout du compte, à votre avis qu’est-ce qui va se passer ?

booster productivitéVous allez vous apercevoir que votre style de vie tant espéré deviendra un vrai cauchemar.
Au lieu d’atteindre la semaine des 4 h, vous allez travailler comme des « bourricots ».

Moi-même, ayant été dans ce cas figure… je sais de quoi je parle… Je ne suis donc pas là pour vous faire la morale ou vous prodiguer des conseils d’expert en gestion du temps…

J’essaye simplement de vous dire que si vous ne prenez pas ce paramètre au sérieux, vous allez passer votre vie au boulot. Cette situation est d’autant plus délicate si en plus de votre affaire en ligne, vous avez un travail en parallèle.

marketing bienveillantC’est très important, car une bonne gestion du temps est un facteur d’équilibre aussi bien pour vous que pour votre entourage.

Que faire pour réussir avoir plus de temps ?

⇒ Apprendre à s’organiser pour augmenter sa productivité

Au lieu d’augmenter votre temps de travail et de travailler plus, vous devez augmenter votre efficacité.

Et pour augmenter votre productivité au travail, vous n’avez pas d’autre choix que d’apprendre à vous organiser. Des techniques d’organisation pour booster sa productivité, il en existe des dizaines…
Rassurez-vous, il est inutile d’essayer de toutes les appliquer.

Il est préférable d’identifier celles qui sont applicables à vos besoins, à votre personnalité. Dans le cas contraire, vous allez vous y perdre et votre productivité n’en sera pas améliorée pour autant.

Le temps est incontrôlable et la gestion du temps est en fait :

  • une bonne gestion de son travail,
  • une bonne gestion de soi-même.

Donc, pour qu’une technique de gestion du temps fonctionne pour vous, vous devez savoir quels aspects de votre gestion personnelle et professionnelle doivent être améliorés.

En d’autres termes, vous devez identifier les raisons les plus fréquentes qui réduisent votre efficacité, celles qui représentent les principaux obstacles à votre propre gestion du temps.

⇒ Les « voleurs de temps ».

voleur de tempsComme vous le savez, une journée ne dure que 24 heures et lorsqu’on enlève les activités indispensables à notre bon fonctionnement quotidien (dormir, manger, distraction…), il reste plus ou moins une douzaine d’heures.

L’objectif est donc d’apprendre à abattre plus de travail en 8 heures qu’en 12 heures.

La première chose à faire pour atteindre cet objectif est d’identifier vos voleurs de temps.

Ces voleurs de temps, nous pouvons les classifier en deux grandes catégories.

1) Une bonne gestion de son travail pour augmenter sa productivité

  • Un manque d’organisation au quotidien.
  • Un manque de priorités dans les tâches à exécuter.
  • Un manque d’automatisation des tâches répétitives.
  • Un mauvais choix d’outils digitaux pour organiser son travail
  • Un manque ou une mauvaise planification : objectifs et actions à mener.
  • Un manque de délégation, d’externalisation de certaines tâches.
  • Un manque de stratégie d’entreprise, vision claire du projet.

2) Une bonne gestion de soi-même pour augmenter sa productivité

  • L’incapacité de dire « Non » aux sollicitations.
  • La « remise à demain », l’incapacité à terminer les tâches en cours.
  • Un manque de rangement (environnement de travail).
  • Un manque de concentration.
  • La tendance à se laisser distraire (tél., email…).

marketing bienveillantPour augmenter votre productivité.
Si vous deviez ne me citer qu’un seul voleur de temps dans chacune de ces deux catégories qui réduit votre efficacité, lesquels seraient-ils ?

Augmenter sa productivité en prenant des bonnes habitudes dès maintenant !

Comme nous l’avons vu, pour augmenter sa productivité, il faut gérer son temps de manière plus productive.
Reprenez les voleurs de temps que nous avons identifié précédemment et posez-vous les questions suivantes :

⇒ Pour améliorer la gestion de votre travail

  • Ai-je un manque d’organisation au quotidien ?

Vous devez définir des objectifs quotidiens sinon il vous sera facile de céder aux distractions. Listez et écrivez toutes les tâches que vous voulez accomplir dans votre journée.
Rayez au fur et à mesure les tâches qui ont été réalisées pour améliorer votre auto-satisfaction.

  • Ai-je un manque de priorités dans mes tâches à exécuter ?

C’est probablement la plus importante des pertes de temps. Elle affecte tout ce que nous faisons autant sur le plan professionnel que personnel. Malheureusement, un trop grand nombre d’entre nous pensent que les objectifs sont des tâches annuelles et non pas des considérations quotidiennes.

Il en résulte trop de temps passé sur des choses sans importance au détriment de choses plus importantes… 80% de nos résultats dépendent de 20% de notre travail.
Établissez-vous un plan d’action qui accorde plus de temps aux actions productives et génératrices de revenus.
Réalisez la tâche la plus difficile en premier, dès le matin, plutôt que la conserver pour plus tard dans la journée.

  • Ai-je choisi les bons outils digitaux pour augmenter ma productivité ?

La complexité est l’ennemi de l’exécution. Oubliez donc les outils complexes à utiliser qui vont vous donner plus de travail. Choisissez des outils facile à utiliser qui faciliteront votre passage à l’action et vous apporteront, en définitive, de bien meilleurs résultats.

  • Ai-je un manque d’automatisation des tâches répétitives ?

Investissez dans des logiciels d’automatisations qui prendront en charge les tâches simples qui prennent beaucoup de temps à faire. (exemple : auto-répondeur pour gérer vos listes d’emails).

  • Est-ce que j’ai bien planifié mon travail : objectifs/actions ?

Ayez toujours bien en vue votre programme de définitions de vos objectifs. Faites un planning de toutes les actions qui en découlent et ce, pour chacun de vos objectifs finaux.

N’essayez pas de trop en faire. Donnez-vous suffisamment de temps pour faire les choses correctement. Sinon vos projets seront à moitié achevés, vous n’aurez aucun sentiment d’aboutissement. Le sentiment d’un travail fait à la hâte et inachevé est mauvais pour le moral.

  • Ai-je prévu d’externaliser certaines tâches ?

Une bonne délégation est considérée comme une compétence clef dans la gestion et la direction d’une entreprise.

Ne vous dites pas : « Je suis seul à pouvoir le faire aussi bien ». Vous pouvez et j’en suis sûr déléguer certaines tâches à vos proches ou à des freelances.
La règle générale est la suivante : si quelqu’un autour de vous est capable de réaliser le même travail à 80% aussi bien que vous alors, déléguez.

  • Ai-je une vision claire de votre projet ?

Il est impossible d’être bien organisé si vous n’avez pas une vision claire de ce que vous voulez mettre en place.
Il est donc indispensable d’avoir une réflexion stratégique complète puis de définir votre plan d’affaires qui contribuera à l’implémentation de cette stratégie.

En d’autres termes, si vous n’en connaissez pas votre destination, vous allez vous perdre en chemin. Par conséquent, vous perdrez énormément de temps et votre productivité va en souffrir.

Mettez donc noir sur blanc votre plan d’affaires, vos objectifs à atteindre et le plan d’action qui en découle. Planifiez tous les mois, un minimum de deux heures sur votre stratégie d’entreprise.

⇒ Pour améliorer la gestion de vous-même

  • Suis-je souvent dans l’incapacité de dire « Non » aux sollicitations ?

La règle générale est la suivante : si les gens peuvent décharger leur travail ou leurs problèmes sur vos épaules ils le feront. N’utilisez pas votre temps pour réaliser le travail d’un autre.

Ne soyez pas insociable, mais si vous avez un travail urgent à finir, sachez dire « Non ! ». Apprenez donc à dire « Non » poliment.

  • Est-ce que je remets au lendemain ce que je peux faire le jour même ?

Le travail que vous pouvez faire maintenant, faites-le ! Ne faites pas plusieurs tâches à la fois sinon certaines d’entre elles ne seront pas finalisées.

Si vous ne respectez pas votre liste de choses « à faire », vous allez être très vite dépassé. De plus, à quoi bon tenir un planning si vous ne le respectez pas… Effectuez votre travail en temps et en heure…

  • Ai-je du mal à bien ranger mes affaires ?

Votre bureau ainsi que l’organisation des dossiers/fichiers sur votre ordinateur doivent suivre une certaine logique.

Il n’y a rien de plus désagréable de ne pas trouver une information sous prétexte qu’elle est mal rangée. En mettant de l’ordre dans l’archivage de vos dossiers, classeurs, emails, etc, vous gagnerez chaque jour de précieuses minutes.

En fin de journée, prévoyez 5 minutes pour mettre de l’ordre sur votre bureau. Le lendemain, vous verrez, vous serez beaucoup plus motivé pour travailler.

  • Ai-je un manque de concentration ?

Levez-vous tôt le matin, par exemple à 6 heures, et allez directement travailler sur votre tâche la plus importante.

Identifiez vos cycles de productivité pour trouver le moment où vous êtes le plus concentré pour travailler. Et  programmez vos travaux les plus cruciaux à ce moment.
Travaillez sur des tâches mineures pendant vos heures moins productives.

Évitez de vous disperser pour ne pas perdre votre concentration. Définissez des plages de travail et travaillez sans interruption. Faites des pauses entre chaque plage de travail.

  • Ai-je tendance à me laisser distraire ?

Avez-vous déjà eu des journées où vous deviez répondre au téléphone sans arrêt ? Le téléphone peut être votre plus grand outil de communication, mais il peut être aussi votre plus grand ennemi si vous ne savez pas contrôler son emprise sur vous. Écourtez les discussions et allez à l’essentiel…

Vous avez accompli votre journée de travail productive. Maintenant et uniquement maintenant, vous pouvez :

  • ouvrir votre boîte mail ou votre profil Facebook, lire et répondre aux messages ;
  • surfer sur Internet pour rechercher de l’information.

Prendre le temps de planifier son travail

Cela va sûrement vous paraître paradoxal. Pour augmenter sa productivité, il est nécessaire de savoir prendre son temps, de savoir prendre du recul… Et vous verrez… Vous n’aurez plus besoin de travailler dans l’urgence.

⇒ Finir sa semaine tout en douceur

Pendant de très nombreuses années, je n’avais pas compris que les dernières heures de la semaine étaient en définitive très importantes pour augmenter sa productivité. Sans avoir hiérarchisé et planifié les tâches à réaliser pour la semaine à venir, il est impossible de savoir si :

  • un objectif a été atteint,
  • les tâches prioritaires ont été réalisées.

Et de ce fait, il en résulte que nous sommes contraints, sans réellement le savoir, de passer trop de temps sur des choses sans importance au détriment de choses plus importantes…

planifier pour productivitéVous l’avez compris. C’est comme si vous voyagiez sans carte de route.

Vous serez amenés à perdre énormément de temps à trouver votre chemin, car vous ne connaissez même pas l’adresse de destination…

Ce que je vous énonce ici est à mon sens la plus importante des pertes de temps.

Cette absence de « carnet de bord » affecte tout ce que nous faisons autant sur le plan professionnel que personnel.
Ceux qui accomplissent le plus de tâches en une journée savent exactement ce qu’ils veulent accomplir au préalable.

Maîtriser son temps, c’est maîtriser sa vie. Alain Lakein

⇒ Planifier ses tâches hebdomadaires

Pour gagner en efficacité, vous devez donc connaître votre emploi du temps. C’est uniquement de cette manière que vous pourrez savoir :

  • ce que vous avez à faire,
  • ce qu’il vous reste à faire,
  • et combien de temps ça va vous prendre…

Pour prévoir vos tâches journalières, vous devez au préalable avoir défini vos tâches hebdomadaires.

Le plus facile est de se dire en fin de semaine pour la semaine d’après : « Pour cette nouvelle semaine, que dois-je accomplir ? ». Pour répondre à cette question, vous n’avez pas besoin d’utiliser un gadget quelconque… Une simple feuille de papier peut suffire à cette planification. Avec Word ou Open Office, vous allez créer un tableau.

  • Colonne 1 : notez les tâches à effectuer
    Dans cette colonne, ne vous préoccupez pas de la durée de chaque activité à accomplir.
    Notez tout simplement dans un ordre aléatoire toutes les tâches que vous souhaitez accomplir pendant la semaine à venir.
  • Colonne 2 : estimez les durées
    Attribuez une durée à chacune des tâches de la colonne précédente.
    Il est bien entendu qu’à ce stade ce ne seront que des estimations.

booster efficacitéDe plus, prenez l’habitude de « prévoir large », car vous aurez de toute manière des imprévus…

Dans vos prévisions, ajoutez 30 % à 40 % de temps supplémentaire.
Il est préférable de tolérer cette perte de temps plutôt que de se dire à la fin de la semaine : « Je n’ai pas réussi à finir mon travail. »

Lorsque vous avez fini de noter les couples « tâche/durée », vous avez à décider quand les tâches devront être faites tout en établissant des priorités…

⇒ Hiérarchiser ses tâches par priorités

Maintenant que vous avez dressé la liste de vos tâches hebdomadaires, vous devez prévoir le jour de leur exécution.

Cette prise de décision doit se faire en établissant des priorités. Sans déterminer vos priorités, vous allez vous disperser dans des tâches peu importantes pour développer votre activité.

Donc, pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce important et urgent ?
  • Est-ce important, mais non urgent ?
  • Est-ce peu important et urgent ?
  • Est-ce peu important, mais non urgent ?

Pour hiérarchiser ses priorités de manière à tenir compte à la fois de l’importance et de l’urgence, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower qui me semble très utile :

booster productivité

Vous l’avez compris, l’objectif est d’exécuter d’abord les tâches essentielles. Selon la matrice d’Eisenhower, nous pouvons en déduire :

matrice Eisenhower

En suivant ce principe à la lettre, on aurait tendance à croire qu’il faut d’abord exécuter les tâches A avant les B, les B avant les C et les C avant les D.

Ce serait une erreur de procéder ainsi, car il n’est pas possible d’être efficace tout au long de la journée.
Il est donc important d’équilibrer ces journées avec des tâches de type A, B et C tout en priorisant l’important et l’urgent.

En reprenant votre liste de tâches hebdomadaires, prévoyez pour chaque jour de la semaine :

  • une à deux tâches de type A (environ 3 h),
  • plusieurs tâches de type B (1 à 2 h),
  • et le reste pour des travaux de routine (type C) et les imprévus.

En ce qui concerne les tâches de type D, vous pouvez les prévoir en fin de semaine, voire les décaler pour la semaine suivante.

Donc pour pallier un manque de priorités dans les tâches à exécuter, je vous suggère de réaliser la fiche suivante, et ce, pour chaque semaine :

planning pour améliorer productivité

Fichier Excel à télécharger + conseils

marketing bienveillantPendant la semaine, vous n’avez plus qu’à contrôler les tâches réalisées ou non et à comparer la durée effective de réalisation avec celle qui était prévue.
À la fin de la semaine, grâce à cette fiche, vous avez donc des points de repère pour analyser les écarts entre vos prévisions et vos objectifs.

Vous comprenez maintenant, tout du moins je l’espère, l’utilité de planifier à l’avance votre semaine de travail. Cette hiérarchisation des tâches hebdomadaires, soit vous la faites en fin de semaine pour la semaine d’après, soit le lundi matin pour la semaine en cours.

marketing bienveillantQuoi qu’il en soit, prenez votre temps pour conduire cette réflexion !
Cette planification hebdomadaire vous paraît-elle compliquée à mettre en place ? Vous paraît-elle difficile à suivre tout au long de l’année ?

Comment bien organiser sa journée de travail pour augmenter sa productivité ?

Nous venons de voir une solution pour organiser une semaine de travail tout en priorisant les tâches à exécuter. Cette planification doit aussi se poursuivre au sein même de votre journée de travail.

⇒ Augmenter sa productivité en respectant la loi de Pareto

Vous avez sûrement entendu parler de la loi de Pareto : l’une des 5 lois importantes de la gestion du temps.
Elle se décrit comme la règle des 80/20, selon laquelle 20 % de notre travail fournit généralement 80 % de nos résultats.

productivité

Pour booster sa productivité, cette règle est précieuse.

Elle nous rappelle qu’il faut consacrer notre temps et notre énergie aux activités qui nous permettent d’atteindre 80 % des résultats attendus.

Vous l’avez compris. Vous devez consacrer les premières heures de votre journée à votre business et rien d’autre.

En d’autres termes, dès le début de votre journée, concentrez-vous sur l’essentiel, sur vos tâches importantes.

Ces tâches peuvent être de différentes natures :
– Création d’un produit tel qu’un cours en ligne
– Rédaction d’un article.
– Rédaction d’un emailing.
– Amélioration du référencement de votre site.
– Promotion d’un produit, d’un service

marketing bienveillantPour ce faire, vous n’avez qu’à reprendre votre planning de la semaine et vous poser la question suivante :
« Quel objectif prioritaire dois-je accomplir dans ma journée ? »

En vous focalisant sur les tâches qui apportent de la valeur à votre activité, il vous sera bien plus facile de ne pas vous laisser distraire par d’autres activités secondaires.

Retenez l’idée que tant que vous n’avez pas atteint l’objectif fixé, vous ne devez RIEN faire d’autre.

De plus, étant donné qu’en général nous sommes plus productifs le matin, il faut commencer sa journée par les tâches difficiles, les activités qui demandent une concentration toute particulière.

Bien entendu, dans le cas où vous n’êtes pas une personne matinale, choisissez la période de la journée où vous êtes le plus productif.

Et si vous avez plusieurs tâches à réaliser, commencez par celle qui vous plaît le moins. Il est plus agréable de se dire que le pire est fait, plutôt que de savoir que le pire reste à faire.

Retenez l’idée qu’il est préférable de commencer par les tâches les plus pénibles.

⇒ Éviter les « multitâches » tout en prenant des pauses.

Souvent, nous sommes amenés à vouloir mener plusieurs tâches de front en pensant gagner en productivité. Il n’en est rien ! Au lieu d’abattre plus de travail, vous allez perdre du temps.

Imaginez que vous êtes en train d’écrire un ouvrage et en même temps, vous effectuez des tâches du genre : répondre aux emails, au téléphone… À chaque interruption, vous perdrez des minutes précieuses de concentration pour reprendre votre travail initial.

augmenter sa productivitéCeci est aussi valable pour ceux qui tentent de travailler sur plusieurs projets à la fois. Les résultats seront inévitablement moins bons.

Et de plus, il vous faudra beaucoup plus de temps pour avoir la satisfaction d’avoir finalisé quoi que ce soit.

Pour augmenter sa productivité, il me semble donc logique d’accomplir une tâche avant de passer à la suivante.

Ceci étant, il faut savoir aussi qu’il est impossible de rester concentré pendant plusieurs heures. L’erreur serait donc de vouloir travailler deux à trois heures sans interruption en ne prenant aucune pause.

Des études sur le cycle d’efficacité (loi d’Illich) démontrent qu’à partir de 45 minutes, notre concentration chute. Il est donc conseillé de prendre une pause de quelques minutes après chaque heure de travail.
Vous pouvez par exemple prendre un rafraîchissement, une pause clope (si vous fumez…), regarder vos emails, etc. De cette manière, vous pourrez entamer l’heure suivante de travail avec une concentration optimale.

Retenez l’idée qu’il est nécessaire de faire une pause entre chaque période de travail.
Efforcez-vous de travailler par périodes de 45 minutes sans interruption.

⇒ Éviter de se disperser…

Quand vous avez fini de réaliser vos tâches importantes et urgentes, il faut prévoir les tâches urgentes mais peu importantes tout en prenant l’habitude de ne pas se laisser distraire…

Même pour ces tâches de routine, il faut prioriser.

Prenons quelques exemples :

1) Répondre aux emails

Tout ce qui n’est pas une demande d’information de la part de vos acheteurs potentiels et de vos clients peut attendre…

Si vous avez prévu une heure pour cette activité, ne vous laissez pas distraire par les newsletters, les promos, les lancements de produits.
Tout email qui n’a aucune relation avec votre business doit être traité dans un second temps, en fin de journée.

2) Prendre des rendez-vous téléphoniques

Si vous avez prévu dans votre emploi du temps de la journée de téléphoner à quatre nouveaux prospects, évitez d’appeler « Mamy ».
Tout ce qui n’est pas en rapport avec votre business se traite le week-end.

3) Faire une recherche d’informations

Imaginons que vous fassiez une recherche sur la « gestion du temps ».
En naviguant de site en site, vous serez obligatoirement dirigé vers d’autres sujets d’informations.
Dans ce cas, vous devez axer votre concentration uniquement sur la recherche initiale et rien d’autre.

4) Laisser des commentaires sur des blogs

Dans vos recherches d’informations, vous serez amenés à visiter certains blogs.
Si votre objectif pour cette tâche bien précise est de commenter trois blogs, n’allez pas visiter les sites des autres blogueurs.
Vous aurez toujours le temps de le faire à la fin de la journée si bien entendu vous avez réussi à boucler votre objectif journalier de productivité.

Retenez ceci : tout est question de priorités !

Il est très simple de mettre en place des objectifs journaliers. Ce qui l’est beaucoup moins, c’est de tenir ses propres engagements.

Je rappelle en passant qu’il faut prévoir 30 à 40 % de sa journée pour les imprévus.
Donc, sur une journée de 8 heures, prévoyez environ 5 heures de travail effectif.
Dans le cas contraire, vous serez frustré de ne jamais atteindre vos objectifs.
Et au fil du temps, vous perdrez un atout essentiel à votre réussite : la motivation.

 

productivitéJe sais pertinemment que certains d’entre vous pensent : « Je suis bien trop occupé pour prendre le temps de m’organiser. »

Eh bien… je répondrais ceci : « C’est votre désorganisation qui est la véritable source de votre inefficacité, de votre gaspillage de temps… »
Vous voulez vraiment augmenter votre productivité ? Alors, prenez quelques minutes à cette réflexion et vous devriez être d’accord avec mes propos…

Comment augmenter sa productivité au travail en gérant judicieusement son temps ?
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Thierry Dubois

Business Partner du freelance, formateur-coach en ligne. Objectif : vous accompagner à valoriser votre savoir et à booster votre visibilité sur le Web

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