7 outils pour s’organiser et bien gérer son travail

7 outils pour s’organiser et bien gérer son travail

Lorsque l’on est un freelance ou que l’on travaille en petite équipe, le temps est très précieux. Pour organiser son travail, le temps doit être économisé au maximum et employé à bon escient. C’est un des grands défis de votre activité. Vous avez donc tout intérêt à utiliser des outils digitaux pour organiser votre travail de façon efficace et gagner en productivité.

Or souvent, lorsque l’on débute sur internet, il est tentant de s’éparpiller en multipliant les outils sans jamais savoir choisir. Ainsi, je vous présente ma sélection des meilleures applications, testées et approuvées par mes soins.

Avant de prendre l’initiative d’utiliser certains outils plutôt que d’autres, il est important d’avoir bien en vue leur objectif et de les choisir en fonction de leur complémentarité. En théorie, ces recommandations paraissent simples à appliquer. En pratique, cela demande de la réflexion pour être certain de gagner en efficacité.

Voici donc ma sélection (et donc arbitraire) qui vous permettront d’organiser votre travail , d’entreprendre sur le Web dans de bonnes conditions, le tout sans dépenser le moindre centime.

SOMMAIRE

  1. Noter ses idées
  2. Structurer ses idées pour organiser son travail
  3. Organiser ses liens favoris
  4. Stocker et partager ses documents
  5. Tenir et partager son agenda
  6. Planifier ses réunions
  7. Organiser et planifier ses projets

Objectif : noter ses idées

1. EVERNOTE

organisation du travail

Lien : https://evernote.com/intl/fr/  – Langue : français

Evernote est une application très connue qui vous permettra entre autres de regrouper dans un seul espace de travail toutes sortes de contenus tels que vos notes, vos documents, vos images. L’outil est accessible depuis votre ordinateur ou votre smartphone.

Evernote remplace donc avantageusement un carnet de notes papier. Vous pourrez ainsi noter vos idées et les classer par catégories (carnets de notes). De plus, un système d’étiquettes vous permettra d’ajouter des mots clés à vos notes pour faciliter votre recherche lorsque vous en aurez beaucoup.

Même si Evernote propose d’autres fonctionnalités telles que la capture de pages Web, je l’utilise uniquement pour mes prises de notes et en y associant des documents.

Points forts

  • Ergonomie et facilité d’utilisation
  • Gestion de carnets de notes

Points faibles

  • Espace de stockage limité
  • Tarif des versions payantes

 

Objectif : structurer ses idées pour organiser son travail

2. FREEMIND

organisation du travail

Lien : À téléchargerLangue : français

FreeMind est une application de mind mapping permettant de créer des cartes heuristiques (cartes mentales). Le mind mapping est une technique graphique d’organisation d’information très pratique pour augmenter votre productivité tout en boostant votre créativité. Il s’agit d’un outil de visualisation qui vous aidera à prendre des notes et de les structurer suivant une architecture arborescente.

Au premier abord, la prise en main peut paraître peu évidente. Quoi qu’il en soit, après quelques heures à le manipuler, vous le trouverez bien pratique pour stimuler votre intelligence.

Points forts

  • Ergonomie et fonctionnalités comparables aux solutions payantes
  • Facilité à structurer et faire émerger de l’information

Points faibles

  • Temps d’adaptation pour le maîtriser
  • Design et graphiques rudimentaires

 

Objectif : organiser ses liens favoris

3. GOOGLE KEEP

organiser son travail
Lien :
 https://www.google.fr/keep/Langue : français

Tout comme Evernote, Keep Google permet à un formateur en ligne d’organiser son travail avec la prise de notes. L’utilisation de Google Keep est particulièrement intéressante pour capter des pages Web pendant que vous naviguez et les organiser dans un seul espace de travail.

Pour l’utiliser, il faut juste télécharger une extension sur le navigateur Chrome.
Après son installation, vous pourrez par un simple clic enregistrer vos liens favoris, les organiser en créant des libellés et le cas échéant les partager avec vos collaborateurs.

Points forts

  • Très simple à prendre en main
  • Idéal pour organiser ses liens favoris

Points faibles

  • Système de prise de notes bien moins abouti qu’Evernote
  • Gestion des tâches très limitée en comparaison à Trello

 

Objectif : stocker et partager ses documents

4. GOOGLE DRIVE

organiser le travail

Lien : https://www.google.com/intl/fr_ALL/drive/Langue : français

Google Drive va vous permettre de stocker en ligne et en toute sécurité vos données (documents, vidéos et autres). Vous avez aussi la possibilité de partager vos documents avec toutes les personnes de votre choix. C’est gratuit jusqu’à 15 Go, ce qui vous laisse largement de quoi faire. Dropbox est également une alternative.

Points forts

  • Navigation intuitive et visuelle
  • Capacité de stockage
  • Partage de documents Collaboratif

Points faibles

  • C’est Google. Attention aux fichiers confidentielles…

 

Objectif : tenir et partager son agenda

5. GOOGLE AGENDA

organisation du travail

Lien : https://www.google.com/intl/fr_ALL/drive/ – Langue : français

Google Agenda propose des agendas intégrés conçus pour le travail en équipe. Ainsi, vous aurez la possibilité de partager vos agendas respectifs avec vos collaborateurs. Tout comme Google Drive, aucune installation n’est nécessaire et son utilisation demande seulement d’ouvrir un compte Google. Google Calendar est un véritable plus pour vous aider à organiser votre travail en équipe !

Points forts

  • Application particulièrement intuitive
  • Gérer des agendas partagés

Points faibles

  • Design sobre et peu personnalisable
  • Moins chaleureux et personnel qu’un agenda papier

 

Objectif : planifier ses réunions pour organiser son travail

6. DOODLE

organiser son travail

Lien : http://doodle.com/fr/Langue : français

Cet outil est très pratique et gratuit (sur sa version limitée) pour planifier une réunion. Vous pouvez demander aux participants leurs disponibilités et choisir un créneau facilement en fonction de leurs réponses. Le gain de temps est assuré, car vous n’aurez plus à échanger d’innombrables emails pour vous réunir.

Points forts

  • Ergonomique et fonctionnel
  • Pas de limite au nombre de participants invités

Points faibles

  • Affichage de publicités en version gratuite
  • Pas de synchronisation avec un autre agenda quand la décision est prise

 

Objectif : organiser et planifier ses projets seul ou en équipe

7. TRELLO

organiser son travail

Lien : https://trello.com/Langue : français

Trello est un outil de gestion de tâches vraiment remarquable. Ergonomique et intuitif, ce logiciel en ligne vous permettra d’organiser vos projets sous formes de listing de cartes, chacune représentant des tâches.

Vous pourrez par exemples :

  • organiser les tâches sous forme de checklist ;
  • échanger des documents joints ;
  • discuter par un système commentaires ;
  • visualiser l’avancement de votre projet et/ou vérifier l’avancée de votre co-équipier ;
  • assigner une date limite de rendue de votre to-do list.

La version gratuite est bien suffisante. Rien que l’utilisation de cet outil vous permettra de booster votre productivité ! Trello est vraiment un essentiel. Avec lui, bien gérer son temps, organiser son travail devient un vrai jeu d’enfant !

Points forts

  • Robuste
  • Diversité des fonctionnalités
  • Simplicité d’utilisation
  • Gratuité, malgré une qualité très élevée

Points faibles

  • Pas de gestion de ressources

N’hésitez pas à me faire part des applications que vous utilisez et dont vous ne pourriez pas vous passer.

7 outils pour s’organiser et bien gérer son travail
5 (100%) 6 votes

Ne manquez plus rien !

Devenez Membre Privilégié

de Marketing Bienveillant

Je veux m’inscrire…

Laisser un commentaire

Abonnez-vous à la newsletter


Fenêtre modale pour formulaire SG 01
Notez cet article