5 lois pour optimiser la gestion du temps

5 lois pour optimiser la gestion du temps

Quand vous êtes à la tête d’une entreprise ou à votre compte, vous pouvez avoir du mal avec la gestion du temps. En effet, vous êtes votre propre chef, personne ne régit votre emploi du temps à votre place. Voici 5 “lois” de gestion du temps sur lesquelles vous appuyer au quotidien !

la gestion du tempsIl faut jamais oublier que le temps, c’est de l’argent.
Mais contrairement à l’argent, il vous sera impossible d’économiser ou de capitaliser votre temps. En faire bonne usage est donc capital pour éviter de se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d’une journée de travail.

De célèbres “lois” sur la gestion du temps peuvent vous aider à prendre conscience de l’importance de savoir s’organiser et prioriser.

1. La gestion du temps avec la loi de Murphy

La loi de Murphy, plus connue en France sous le nom de “la loi des emmerdements maximum” a été conçue par Edward Aloysius Murphy Jr, ingénieur aérospatial.

Dans notre travail, rien ne se passe jamais comme prévu. En effet, bien que votre statut d’indépendant vous donne une totale autonomie dans vos missions, vous pouvez avoir des imprévus de la part de vos clients ou de vous-mêmes.
Par exemple, vous devez vous rendre dans un lieu pour donner une formation et il y a une grève de train ou votre voiture ne marche plus. Vous ne l’aviez pas prévu. Dans certains cas, vous pouvez éviter que ces imprévus deviennent problématiques.

gestion du tempsPrévoir vous permettra d’améliorer votre gestion du temps. Réalisez un planning en effectuant une liste des missions que vous devez effectuer. Chaque mission doit comporter une date butoir. Cette date butoir doit être toujours plus longue que la date prévue. Cela vous permet d’anticiper les éventuels imprévus afin que vous ne soyez pas submergé par le stress et le travail au dernier moment.

marketing bienveillantPour vous aider à vous organiser, vous pouvez utiliser des solutions comme le diagramme de Gantt, qui vous permet de planifier vos actions dans le temps et de suivre leur progression. Cliquez sur ce lien pour réaliser votre diagramme de Gantt. 

  • Planifiez votre travail et prévoyez large sur le temps nécessaire à son exécution
  • Estimez toujours votre temps de travail en y intégrant l’imprévu.

2. Loi de Douglas

La loi de Douglas est souvent citée dans des formations en gestion du temps. Douglas est aujourd’hui une personne anonyme. Il aurait établi une loi sur le désordre matériel, reprise par des professeurs en management comme Eric Abrahamson, professeur à l’origine d’une théorie de la désorganisation.

loi du temps douglasCette loi s’adresse aux personnes qui sont désordonnées. En effet, pour certains, plus vous disposez d’un grand espace de travail, plus vous avez tendance à accumuler des affaires sur cet espace jusqu’à ne plus vous y retrouver. Ainsi, Vous perdez du temps à retrouver un document ou un dossier caché sous une pile d’affaires. Cela s’applique aussi à l’organisation de vos fichiers sur votre ordinateur. Vous ne classez pas vos fichiers sur votre bureau et vous perdez du temps à retrouver l’information utile.

marketing bienveillantChaque chose a sa place ! Bien ranger son bureau et ses documents est l’un des meilleurs moyens pour gagner du temps.

  • Rangez bien vos documents sur votre ordinateur.
  • Laisser votre espace de travail propre et net à chaque fin de journée.
  • Rangez  votre bureau selon la méthode japonaise des 5 S.

gestion du tempsLa méthode japonaise des 5S.

Cette méthode a été, à l’origine, créée dans une démarche qualité mais peut s’appliquer à votre organisation matérielle. Cette solution vous permet de retrouver plus facilement vos affaires et de disposer d’un environnement de travail plus agréable.

 

 

3. Loi de Carlson

Cette loi a été créée par Sune Carlson, un économiste suédois. Cette règle est aussi appelée loi des séquences homogènes. Dans son livre Executive behaviour publié en 1951, Carlson souligne : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

loi gestion du tempsL’interruption est le pire ennemi de la productivité.  Un travail à temps fractionné est moins efficace qu’un travail réalisé en continu.

En effet, il faut environ 3 minutes au cerveau pour qu’il se reconnecte à la tâche et au travail. Il faut donc rester constant dans son travail et ne pas tomber dans le multitasking, qui perturbe notre attention. Le but n’est pas de supprimer tout moment de relaxation. Notre cerveau en a besoin aussi, mais il faut le faire avec parcimonie et ne pas en abuser.

marketing bienveillantPour ne pas compromettre votre efficacité, prenez l’habitude de vous concentrer au maximum pour réaliser votre travail de A à Z  en vous protégeant des « mangeurs de temps ».

  • Évitez toutes interruptions (téléphone, email…) afin de ne pas ralentir votre rythme de travail
  • Isolez-vous, signalez à votre entourage que vous avez besoin d’être tranquille
  • Évitez de regarder vos mails plus de deux fois par jour.
  • Optimisez votre temps en regroupant les tâches de même nature.
  • Évitez de faire plusieurs choses à la fois.

4. Loi d’Illich

Mise en place par Ivan Illich, penseur autrichien et ex-curé , cette loi se base sur la théorie du rendement décroissant. Au-delà d’un certain seuil de travail (90 minutes en moyenne) , l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. Il faut certes éviter de traiter son travail de manière hétérogène mais il est important de pouvoir s’imposer des moments de repos afin de prendre du recul sur son travail et d’améliorer sa concentration par la suite.

loi du temps illichLa méthode Pomodoro , plus communément appelée « tomato timer », est une technique de gestion du temps qui va dans ce sens. Le but est de diviser le travail en intervalles avec des sessions de travail de 25 minutes séparées par de courtes pauses de 5 minutes.
Le temps de 25 minutes, vous permet de pouvoir vous concentrer sur une tâche puis de recharger les batteries avant d’en débuter une autre.

marketing bienveillantFaire des pauses est nécessaire au travail. Prenez le temps de souffler et ménagez-vous des pauses dans vos journées de travail.

5. Loi de Pareto

Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien est l’auteur de cette loi appelée également règle des 80/20. Cette règle démontre que 80% des résultats découlent uniquement de 20% du travail réalisé ou que certaines actions, a contrario, prennent 80% du temps pour 20% de résultats.

loi du temps paretoIl faut ainsi savoir prioriser en commençant sa journée avec les tâches ayant un impact positif et reléguer les tâches accessoires en fin de journée quand on est moins performant. Il faut aussi être en capacité de dire non aux choses qui ne sont pas essentielles pour concentrer son énergie sur son cœur de métier et son expertise. Pour savoir prioriser, posez-vous la question : si vous ne pouviez travailler qu’aujourd’hui, par quoi commenceriez-vous ?

marketing bienveillant80% des effets sont le produit de 20% des causes. Il est important de cibler les actions qui seront les plus efficaces pour votre entreprise.

  • Séparez l’essentiel de l’accessoire dans le cœur de votre métier.
  • Hiérarchisez les priorités.
  • Sachez dire non et déléguez les tâches non indispensables.

La gestion du temps, le nerf de la guerre

Combien d’entre nous ne cessent de courir tout au long de la semaine, certains ayant même l’impression d’avoir vécu deux journées en une ?

Alors comment vaincre la mauvaise gestion du temps et devenir plus productif et constant dans son travail quotidien. En…

  • mettant de l’ordre dans son emploi du temps,
  • hiérarchisant ses priorités,
  • se servant des bons outils,
  • n’hésitant pas à ranger et classer ce qui doit l’être.
  • s’isolant pour mieux se concentrer
  • déléguant les tâches non essentielles
  • privilégiant méthode et organisation  : 7 outils pour bien gérer votre travail.

Pour bien entreprendre sur Internet, la gestion du temps n’est pas un paramètre à prendre à la légère…

Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut rien gérer d’autre. Peter Drucker
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