5 lois pour optimiser la gestion du temps

5 lois pour optimiser la gestion du temps

Quand vous êtes à la tête d’une entreprise ou à votre compte, vous pouvez avoir du mal avec la gestion du temps. En effet, vous êtes votre propre chef, personne ne régit votre emploi du temps à votre place. Voici quelques astuces pour gérer et optimiser votre temps.

Vous avez à la fois des tâches commerciales et administratives à traiter. Votre statut de freelance ou de dirigeant de petite structure ne vous permet pas forcément de pouvoir déléguer. Ainsi, vous pouvez parfois vous sentir écrasé sous la masse de travail et avoir du mal à gérer les imprévus. De célèbres “lois” sur la gestion du temps peuvent vous aider à prendre conscience de l’importance de savoir s’organiser et prioriser. Voici 5 “lois” sur lesquelles vous appuyer au quotidien !

1. La gestion du temps avec la loi de Murphy

La loi de Murphy, plus connue en France sous le nom de “la loi des emmerdements maximum” a été conçue par Edward Aloysius Murphy Jr, ingénieur aérospatial.

Selon lui, dans notre travail, rien ne se passe jamais comme prévu. En effet, bien que votre statut d’indépendant vous donne une totale autonomie dans vos missions, vous pouvez avoir des imprévus de la part de vos clients ou de vous-mêmes. Par exemple, vous devez vous rendre dans un lieu pour donner une formation et il y a une grève de train ou votre voiture ne marche plus. Vous ne l’aviez pas prévu. Seulement, dans certains cas, vous pouvez éviter que ces imprévus deviennent problématiques en ayant une meilleure gestion de temps.

gestion du tempsDans vos missions, vous devez prévoir avant de commencer. Prévoir vous permettra d’améliorer votre gestion du temps. Ainsi, vous devez réaliser un planning en effectuant une liste des missions que vous devez effectuer.

 

Chaque mission doit comporter une date butoir. Cette date butoir doit être toujours plus longue que la date prévue. Cela vous permet d’anticiper les éventuels imprévus afin que vous ne soyez pas submergé par le stress et le travail au dernier moment.

Pour vous aider à vous organiser en autonomie et prévoir, vous pouvez utiliser des solutions comme le diagramme de Gantt, qui vous permet de planifier vos actions dans le temps et de suivre leur progression. Cliquez sur ce lien pour réaliser votre diagramme de Gantt. 

2. Loi de Douglas

Douglas est aujourd’hui une personne anonyme. Il aurait établi une loi sur le désordre matériel, reprise par des professeurs en management comme Eric Abrahamson, professeur à l’origine d’une théorie de la désorganisation.

Cette loi s’adresse aux personnes qui sont désordonnées. En effet, pour certains, plus vous disposez d’un grand espace de travail, plus vous avez tendance à accumuler des affaires sur cet espace jusqu’à ne plus s’y retrouver. Vous perdez du temps à retrouver un document ou un dossier caché sous une pile d’affaires. Cela s’applique aussi à l’organisation de vos fichiers sur votre ordinateur. Vous ne classez pas vos fichiers sur votre bureau et vous perdez du temps à retrouver l’information utile.

Pour essayer de vous organiser de façon plus rigoureuse et disposer d’une meilleure gestion du temps, vous pouvez utiliser la méthode japonaise des 5S. Cette méthode a été, à l’origine, créée dans une démarche qualité mais peut s’appliquer à votre organisation matérielle. Cette solution vous permet de retrouver plus facilement vos affaires et de disposer d’un environnement de travail plus agréable.

 

gestion du temps

3. Loi de Carlson

Cette loi a été créée par Sune Carlson, un économiste suédois. Cette règle est aussi appelée loi des séquences homogènes. Dans son livre Executive behaviour publié en 1951, Carlson souligne : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Pour lui, un travail à temps fractionné est moins efficace qu’un travail réalisé en continu. En effet, il faut environ 3 minutes au cerveau pour qu’il se reconnecte à la tâche et au travail. Il faut donc rester constant dans son travail et ne pas tomber dans le multitasking, qui perturbe notre attention.

Le but n’est pas de supprimer tout moment de relaxation. Notre cerveau en a besoin aussi, mais il faut le faire avec parcimonie et ne pas en abuser.

4. Loi d’Illich

Mise en place par Ivan Illich, penseur autrichien et ex-curé , cette loi se base sur la théorie du rendement décroissant. Au-delà d’un certain seuil de travail (90 minutes en moyenne) , l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative. Il faut certes éviter de traiter son travail de manière hétérogène mais il est important de pouvoir s’imposer des moments de repos afin de prendre du recul sur son travail et d’améliorer sa concentration par la suite.

gestion du tempsLa méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui va dans ce sens. Cette solution, plus communément appelée « tomato timer » fonctionne très simplement. Le but est de diviser le travail en intervalles avec des sessions de travail de 25 minutes séparées par de courtes pauses de 5 minutes.

Le temps de 25 minutes, vous permet de pouvoir vous concentrer sur une tâche puis de recharger les batteries avant d’en débuter une autre.

Pour vous aider avec la méthode Pomodoro, voici un site anglais qui vous permet d’appliquer la méthode : https://tomato-timer.com/

5. Loi de Pareto

Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien est l’auteur de cette loi appelée également règle des 80/20. Cette règle démontre que 80% des résultats découlent uniquement de 20% du travail réalisé ou que certaines actions, a contrario, prennent 80% du temps pour 20% de résultats.

Il faut ainsi savoir prioriser en commençant sa journée avec les tâches ayant un impact positif et reléguer les tâches accessoires en fin de journée quand on est moins performant. Il faut aussi être en capacité de dire non aux choses qui ne sont pas essentielles pour concentrer son énergie sur son cœur de métier et son expertise. Pour savoir prioriser, posez-vous la question : si vous ne pouviez travailler qu’aujourd’hui, par quoi commenceriez-vous ?

Pour gérer votre temps, lisez aussi cet article : 7 outils pour bien gérer votre travail.

Vous avez à présent toutes les techniques pour :

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