Comment bien choisir son logiciel emailing ?

Comment bien choisir son logiciel emailing ?

Vous souhaitez attirer, convertir et fidéliser vos clients via l’email marketing. Alors le choix de votre logiciel emailing a une importance capitale dans ce processus complexe pour bien gérer votre communication par email.
Pour réussir vos campagnes d’emailing, il est crucial de choisir dès le départ le bon logiciel, c’est-à-dire un logiciel emailing fiable et adapté à vos besoins.

SOMMAIRE

Avant propos

Il est vrai que nous sommes souvent amenés à présenter inconsciemment nos « chouchous »… mais il est, par professionnalisme, aussi de notre devoir d’informer les gens en étant impartial, en apportant des éléments de réponses non erronées.

Ce guide en deux articles vise quatre objectifs :

1 – Le premier est que vous ne fassiez pas l’erreur de choisir une solution d’emailing interne. Et nous verrons pourquoi.

2 – Dans un premier temps, il est important, si ce n’est pas le cas, que vous preniez conscience de la réelle utilité du « marketing automation » pour construire votre liste de contacts.

J’aborderai ce sujet en vous énumérant les avantages de choisir ce type d’outil face aux autres… pour envoyer des emails à vos prospects et clients.

Après lecture de celui-ci, j’en suis persuadé, vous n’aurez plus aucun doute. Vous aurez compris qu’il est crucial d’investir dans un logiciel de marketing automation dès le début de votre activité sur le Web.

3 – Votre tâche sera donc de bien choisir votre logiciel d’emailing en prenant en compte certains critères. Ce sujet sera abordé en troisième partie de cet article.

Lorsque vous aurez pris connaissance des critères pour bien choisir votre logiciel d’emailing selon vos exigences, vous devrez bien entendu en choisir un.

4 – Ce choix ne se fait pas à la légère. Dans un second article, vous trouverez donc un comparatif des meilleures solutions d’emailing du marché pour vous aider à choisir « le bon », celui qui convient à vos besoins (qui n’est pas forcément le meilleur en soi).

Pourquoi choisir un logiciel emailing externe  ?

« Pourquoi payer un abonnement à un logiciel d’emailing vu que l’on peut intégrer un logiciel d’autorépondeur sur son hébergement pour quelques euros ou même gratuitement ? »

J’ai reçu ce type de questions plus d’une fois… C’est une question intéressante qui mérite d’être posée.

Oui effectivement, cette solution existe bel et bien. Vous pouvez donc vous imaginer faire de belles économies en optant pour l’intégration d’un service d’emaling en interne.

Personnellement, je vous le déconseille fortement. Et ce pour deux raisons essentielles :

⇒ La délivrabilité de vos campagnes emailing

Je ne vais pas entrer dans les détails techniques pour rester sur l’essentiel. Vous savez très certainement qu’une bonne délivrabilité de vos emails est un enjeu crucial pour votre entreprise.

Quels que soient vos objectifs, vous êtes bien d’accord que le premier critère à prendre en considération, c’est que votre système d’envoi puisse délivrer vos emails à bonne destination et non dans la boîte « spam » de vos abonnés. Ce sujet est bien plus complexe qu’il n’y paraît…

Il existe des outils d’emailing internes tel que PowerMTA qui proposent des statistiques détaillées afin de suivre efficacement votre délivrabilité. Quoi qu’il en soit, ce sera à vous ou votre équipe de :

  • suivre les bonnes pratiques en termes de délivrabilité ;
  • regarder la réputation de votre nom de domaine et de votre adresse IP auprès des FAI ;
  • authentifier correctement vos emails en configurant les protocoles SPF, DKIM et DMARC.

⇒ Les coûts d’une infrastructure emailing

A première vue, on aurait tendance à croire qu’une solution interne est bien moins chère qu’une solution d’emailing externe.

Les ressources « serveur » sont importantes.

À partir d’un certain nombre d’envois d’emails en simultané, votre hébergeur, voyant que vous utilisez trop de ressources (donc un ralentissement du serveur mutualisé) risque de rendre votre site inaccessible.

Dans ce cas, la seule solution qu’il vous reste sera d’opter pour un serveur dédié, ce qui suppose d’être capable de le gérer correctement.

Il ne faut pas oublier que votre infrastructure emailing dépend de la maintenance et la mise à jour de vos serveurs. Ce qui peut s’avérer très coûteux… En cas de pannes, par exemple.

Vous pouvez aussi héberger vos serveurs dans le Cloud tels que Google Cloud Platform ou encore AWS. Dans ce cas, il faudra prévoir ces frais d’hébergement.

Les compétences sont multiples.

À partir du moment où vous avez une grande liste de contacts et que vous faites régulièrement des envois, comme nous venons de le voir, vous n’aurez pas d’autre choix que de migrer vers un hébergement dédié ou dans le cloud.

Ce travail de configuration demande bien entendu de nombreuses connaissances telles que l’installation d’une signature DKIM sur vos emails sortants, la configuration du sender Id, du SPF…

Avez-vous pensé à la maintenance ? Les mises à jour, la sécurité, etc.

Quand bien même ce travail délicat serait dans vos cordes, rien ne vous garantit que l’adresse IP de votre serveur ne sera pas blacklistée…

Le maintien et l’évolution de votre infrastructure d’emailing vous demanderont des compétences pointues. Il vous sera donc nécessaire d’avoir dans votre équipe une personne dédiée qui veille au bon fonctionnement de votre service d’emailing et d’être capable de résoudre les problèmes susceptibles d’apparaître.

Alors oui, opter pour un service d’emailing interne est un choix judicieux si vous pensez pouvoir gérer l’évolution de vos besoins d’emailing.

N’oubliez pas que vous êtes une petite entreprise. N’oubliez pas non plus que la gestion d’un service d’emailing interne prend du temps et demande des ressources et de l’argent.

C’est en faisant appel à une solution emailing externe professionnelle que vous pourrez vous concentrer sur le cœur de votre métier. Sans vous soucier des mises à jour à effectuer, des bugs et pannes à résoudre (et vous en aurez…).

Après ces quelques explications, j’espère que vous allez choisir un service d’emailing externe !

Maintenant, voyons pourquoi un service d’emailing simple du type « newsletter » est rarement suffisant.

Pourquoi choisir un logiciel emailing de marketing automation ?

Si vous êtes débutant, il est tout à fait légitime que vous ne compreniez pas encore l’importance d’investir dans un logiciel emailing proposant un outil de marketing automation.

⇒ Autorépondeur, marketing automation, c’est quoi ?

Le « marketing automation » ou encore autorépondeur, trigger marketing, envoi d’emails automatisés désigne l’automatisation de campagnes marketing déclenchées par des conditions prédéfinies et en fonction du comportement de l’utilisateur.

Toutefois, il y a une grande différence entre un logiciel d’emailing dit « autorépondeur » et un logiciel de marketing automation.

choisir logiciel emailing

Cela n’a rien à voir avec l’autorépondeur que vous branchez sur votre téléphone pour mettre en place un message vocal lorsque vous n’êtes pas présent… 🙂

Sans tenir compte du comportement de l’abonné aussi bien côté email que côté site web, la fonction « autorépondeur » permet d’envoyer :

  • un email de bienvenue lors d’une inscription à une liste de contacts ;
  • des emails en automatique à intervalle d’envois prédéfinis après une inscription via un formulaire.

En d’autres termes, un autorépondeur est un logiciel qui vous permettra d’envoyer des emails (envoi immédiat ou en séquence) aux personnes qui se sont inscrites sur votre site web en ayant au préalable renseigné le formulaire d’inscription.

autorépondeur

A contrario, le marketing automation offre de nombreuses possibilités de communication qui s’adaptent aux comportements de l’internaute.

Par exemple avec le marketing automation, vous pouvez envoyer un email après qu’un contact

  • ait fait une action spécifique sur votre site web
  • ait visité une page spécifique de votre site web
  • ait abandonné son panier
  • ait ouvert un de vos emails ou encore cliqué sur un lien dans un email envoyé.

Ceci étant dit, vous pouvez encore vous poser la question suivante : « Il n’est pas utile d’investir dans un autorépondeur ; tout système de newsletter classique suffit amplement ».

Vous avez peut-être raison. Cela dépendra de vos besoins… Effectivement, pour envoyer des emails à vos abonnés, il existe deux solutions bien distinctes. Vous pouvez donc :

Utiliser un logiciel de newsletter classique

Celui-ci vous permettra d’envoyer manuellement vos emails. « Manuellement », signifie que l’envoi se fera en temps réel.

Si votre objectif est uniquement d’envoyer une lettre d’information ponctuelle, cette solution peut suffire… Quoique… En partant du principe que votre objectif n’est pas uniquement d’informer vos abonnés de vos newsletters, mais aussi de vendre des produits et services via votre liste de contacts.

⇒ Utiliser un autorépondeur

Un autorépondeur vous permettra d’envoyer vos emails de deux manières :

  • en temps réel (manuellement)
  • en séquence (programmé à l’avance)

Si l’un de vos objectifs est de vendre des produits/services en programmant dans le temps une série de relances, vous n’aurez pas d’autre alternative que de choisir ce procédé.

Comme nous l’avons vu, un autorépondeur permet la planification des envois. Vous pouvez donc envoyer sans aucune intervention de votre part des emails à vos contacts en configurant à l’avance les séquences d’envois.

Exemple :

  • Un visiteur s’inscrit à votre liste de contacts.
  • Le 1er jour, il reçoit un email de bienvenue.
  • Le 3e jour, il reçoit un deuxième email.
  • Le 10e jour après son inscription, il reçoit un troisième email, etc.
marketing automation

Il est impossible de réaliser ce type d’envoi avec un système de newsletter classique. Avec une newsletter classique, vous envoyez le même email en temps réel à votre liste de contacts. Dans ce cas, la date d’arrivée de votre contact dans votre base « clients » n’est pas prise en compte.

Même si vous pensez ne pas avoir besoin d’automatisation avancée, la fonction d’autoréponse est inévitable. Pour vous en convaincre, je vais vous donner deux exemples très simples.

  1. Imaginez que vous mettez en place une formation en dix leçons.
    Avec un autorépondeur, chacun de vos contacts aura accès à votre formation par envois successifs d’emails prédéfinis à l’avance. Avec un système de newsletter, comment faites-vous ???
  2. Imaginez que vous souhaitez vendre un produit digital (un guide, une formation en ligne) via une stratégie d’emailing. Avec un système de newsletter, comment faites-vous ???
marketing bienveillant

En complément, vous en conviendrez, votre logiciel d’emailing doit aussi pouvoir vous permettre d’optimiser vos conversions en créant des scénarios avancés pour répondre aux actions de chacun de vos abonnés.

4 Critères pour bien choisir son logiciel d’emailing

Pour choisir votre logiciel d’emailing, vous devrez les comparer selon certains critères.

⇒ Le sérieux du prestataire

A mon sens, c’est le critère le plus important de tous ! C’est indiscutable, vous devez avoir une totale confiance en votre prestataire. Si vous choisissez mal votre prestataire dès le départ, tout sera à recommencer !

Vous en conviendrez, une entreprise qui ne répond pas à ce critère, c’est rédhibitoire

sérieux du prestataire emailing

Vous allez sûrement me poser la question suivante : « Comment avoir l’assurance du sérieux du prestataire ? »

Effectivement, en apparence, ils se ressemblent tous. Toutefois, nous pouvons juger du sérieux d’un prestataire selon deux critères :
le service après-vente
La sécurité et la gestion des serveurs

1 – Le service après vente

Le prestataire doit répondre aux questions de ses utilisateurs. Il doit aider les utilisateurs débutants à se servir des fonctionnalités proposées.
Bien entendu, un prestataire doit être respectueux et ne doit jamais injurier ses clients, quelle qu’en soit la raison… Cela paraît évident de la part d’un professionnel et pourtant…

Un bon service après-vente se résume en 4 points :

  • la réactivité du prestataire : la vitesse à laquelle il vous répond ;
  • l’efficacité du prestataire : des réponses claires à vos questions ;
  • les moyens de contact : sont-ils pratiques à utiliser ?
  • les supports : documentation, vidéos, FAQ…
choisir logiciel emailing

Je suis persuadé que beaucoup d’entre vous qui êtes en train de lire cet article n’avaient pas pris conscience de l’importance de ce critère.

L’important, et ce, quel que soit le service utilisé, est que vous puissiez l’utiliser facilement sans vous arracher les cheveux.

Tous les prestataires proposent une solution d’essai : un mois d’essai gratuit ou un mois pour 1 $ ou encore satisfait ou remboursé sous 30 jours. Vous avez donc le temps de les tester.

2 – La sécurité et la gestion des serveurs

Les réponses à ces deux questions sont très importantes :

  • « Est-ce que votre outil d’emailing est fiable, sécurisé et confidentiel ? »
  • « Est-ce que votre logiciel emailing est conforme au RGPD ? »

Vous allez me dire. Mais je n’y connais rien… De toute manière, que vous vous y connaissiez ou non, il vous sera difficile d’avoir des informations sur les infrastructures des prestataires.

Toutefois, tous les prestataires d’emailing qui accordent une grande importance à la confidentialité et à la protection de vos données l’indiquent sur leur site web. Et une documentation légale, en particulier les Conditions générales d’Utilisation ainsi que la politique de confidentialité doit être à votre disposition.

Sécurité service emailing

Si ce n’est pas le cas, méfiance…
Par exemple, si on vous demande de régulièrement sauvegarder vos listes de contacts, vous pouvez commencer à vous inquiéter.

Tout comme Mailjet ou encore Sendinblue, votre solution d’emailing doit :

  • appliquer l’ensemble des lois en vigueur destinées à protéger votre vie privée ;
  • respecter à la lettre la Directive sur la protection des données émise par l’Union européenne afin d’assurer que vos données sont bien utilisées avec votre permission et pour des motifs légitimes ;
  • respecter les grands principes du RGPD et donc tenir un registre de traitement des données personnelles, conformément à l’article 30 du RGPD ;
  • doit héberger vos données sur des serveurs hautement sécurisés par exemple avec Google Cloud Platform ;
  • doit sauvegarder vos données régulièrement et les enregistrer sur plusieurs disques simultanément, pour pouvoir effectuer une restauration complète en cas d’événements imprévus.

D’après Mailjet : « un message sur six envoyé dans le monde n’arrive pas dans la boîte de réception »

Alors vous en conviendrez, un prestataire d’emailing doit prendre très au sérieux la délivrabilité de vos envois (qui va de pair avec une bonne gestion des serveurs). Et là, vous pouvez en être certain, tous les outils tout-en-un, surtout à petit prix, n’ont pas une équipe dédiée à cette problématique.
Donc attention, votre soi-disant outil tout-en-un peut devenir très vite un tout et rien (sans que vous soyez capable de le suspecter…). Je sais, je me répète…

Il ne faut pas se leurrer… C’est une affaire de spécialistes. Il n’y a que les services d’emailing professionnels qui :

  • optimise les processus d’envois de vos emails ;
  • étudie le fonctionnement des filtres antispam ;
  • travaille étroitement avec les Fournisseurs d’Accès à Internet à travers le monde afin d’assurer à leurs clients d’atteindre la boîte de réception de leurs destinataires.
délivrabilité email marketing

Il faut savoir que la délivrabilité dépend d’une multitude de facteurs et de paramètres. Les critères de mise en spams ou en boîte de réception sont différents selon le Fournisseur d’Accès à Internet (FAI).

N’oubliez pas que les problèmes de délivrabilité sont l’un des freins majeurs à des campagnes efficaces. Seuls, les professionnels d’emailing peuvent vous offrir un service fiable et sécurisé !

Uniquement avec ce critère de sélection, un certain nombre d’autorépondeurs passent à la « trappe ».

Vous en conviendrez, ceux qui ont un service après-vente médiocre, ne sécurisent pas la base de données de leurs clients, etc., ne peuvent être considérés comme des prestataires sérieux.

Après ce postulat, fort logique, voyons maintenant les autres critères de sélection.

⇒ Le prix

Je sais bien que pour un certain nombre d’entre vous, le premier critère est le prix. Vous vous dites peut-être : « Pourquoi payer plus cher, du moment que mon logiciel emailing envoie mes emails ? »

Mais si la qualité du service n’est pas au rendez-vous, pensez-vous qu’à terme, vous allez faire des économies ?

Le prix n’est pas réellement un critère de choix… S’il y a bien une chose pour laquelle vous ne devez faire aucune concession, c’est la qualité et la fiabilité des outils que vous utiliserez pour votre projet Web.

Votre service emailing va vous accompagner tout au long de votre affaire sur Internet. À mon sens, c’est suicidaire de vouloir à tout prix faire des économies sur cette prestation ! Surtout pour environ 30€/mois.

Ne perdez pas de vue que votre business repose sur :

  • l’élaboration d’une liste de prospects/clients sécurisée ;
  • la bonne délivrabilité de vos messages.

Ceci dit, il ne faut pas croire non plus et dans une certaine mesure, qu’un prix élevé est obligatoirement signe d’une qualité supérieure.

L’important pour optimiser le coût des actions d’emailing est d’opter pour une formule tarifaire qui convient au type d’actions que vous souhaitez mettre en place.

Il existe principalement trois formules tarifaires.

1. Au nombre de contacts

Le prix de l’abonnement est calculé uniquement en fonction du nombre de contacts que vous avez. Avec ce modèle tarifaire, vous avez la possibilité d’envoyer autant d’emails que vous le souhaitez.
Mais attention. Si par exemple un abonné est inscrit dans trois de vos listes de contacts, vous payez pour 3 contacts (et non un).

Ce modèle est intéressant si vous avez une base de contacts peu importante. Mais attention. Avec une liste conséquente, ce modèle peut devenir très coûteux… Par exemple, vous avez Mailchimp et Aweber qui utilisent ce modèle tarifaire.

2. Au nombre d’envois

Vous avez aussi l’abonnement au nombre d’emails envoyés. C’est le modèle le plus courant à l’heure actuelle, qui est souvent bien plus économique que le précédent.
Par exemple, Sendinblue propose 60 000 emails par mois pour 29€/mois. Ce qui vous laisse une bonne marge de manœuvre…

3. Au nombre de crédits

Ce modèle est intéressant, car vous achetez des crédits d’envoi (crédits pré-payés) et vous avez la possibilité de les utiliser quand vous le souhaitez.

Ce modèle souple, ne fonctionnant pas à l’abonnement, a un coût onéreux.
Il est utile pour des campagnes emailing ponctuelles.

C’est par exemple le modèle utilisé par Sarbacane ou une des solutions proposées par Sendinblue.

⇒ La simplicité d’utilisation

Pour ce critère, vous aurez obligatoirement des sons de cloches différents, car un utilisateur qui est habitué à utiliser tel ou tel outil trouvera qu’il est plus simple d’utilisation que les autres.

En tant que débutant, si vous n’avez jamais utilisé un logiciel emailing, la seule manière d’en juger par vous-même, c’est de le tester. La première question que j’ai envie de vous poser, c’est 

Êtes-vous réfractaire à l’anglais ? 

choisir logiciel emailing

Je vous pose cette question, car pour certains la langue de l’interface d’administration peut être rédhibitoire.
Cependant, sachez qu’il est tout à fait possible de se servir d’un autorépondeur en anglais même si vous n’êtes pas très à l’aise avec l’anglais.

Par exemple, il est tout à fait possible d’utiliser la Toolbar de Google Traduction pour traduire instantanément l’interface d’administration en français.

Donc, dire qu’il faut de bonnes notions d’anglais pour se servir d’un service anglophone me semble exagéré. Toutefois, il est logique que son utilisation soit grandement facilitée si vous connaissez la langue de Shakespeare. Par exemple, pour visualiser et comprendre les tutoriels vidéos.

Simple à utiliser ?

L’utilisation d’un logiciel d’emailing se juge à plusieurs niveaux :

Trouvez-vous l’interface intuitive, simple à utiliser ?

  • Ergonomie, navigation.
  • Emplacement des différentes fonctionnalités.

Trouvez-vous que la mise en place d’une campagne est facile et pratique ?

  • Création et configuration d’une liste d’abonnés.
  • Création et intégration du formulaire sur votre site.
  • Configuration et mise en place des « trackings » sur votre site.
  • Rédaction et personnalisation des emails.
  • Configuration d’une séquence d’emails…

Pour juger de la facilité d’utilisation d’un service emailing, il faut le tester en prenant connaissance de l’interface et en mettant en place une campagne complète.

Avec l’habitude, vous verrez que l’utilisation d’un logiciel emailing n’est pas un exercice très compliqué.

⇒ Les fonctionnalités

Quel que soit le logiciel que vous souhaitez acheter, il est bien évident qu’avant d’en choisir un plutôt qu’un autre, vous tiendrez compte des fonctionnalités proposées. Pour le choix d’un logiciel emailing, le principe reste le même.

Il est aussi évident que tous les services emailing professionnels proposent les fonctionnalités essentielles.
Toutefois, certaines fonctionnalités existent chez l’un et pas chez l’autre. Dans ce cas, votre choix se fera en fonction de vos besoins spécifiques.

Répertoriées en trois grandes catégories, voici les fonctionnalités que votre logiciel emailing doit pouvoir vous offrir :

1 – Les fonctionnalités dites « de base »

Création d’une campagne

  • Un éditeur intuitif de campagne emailing  
  • La personnalisation des email
  • Test d’envois avant le lancement de la campagne
  • Envoi d’un message à plusieurs listes
  • Envoi d’emails en temps réel : broadcast
  • Le Test A/B ou « Split testing list » (optionnel pour l’envoi d’une news)

Gestion des contacts

  • Création et gestion de plusieurs listes d’emails
  • Gestion des abonnés (filtre de recherche par nom, mail…)
  • Génération de formulaires d’inscription, avec des templates
  • Gestion de champs supplémentaires en plus de l’adresse mail
  • Importation de fichiers « contacts »
  • Collecte en opt-in simple ou double
  • Gestion des contacts blacklistés, désinscrits, doublons
  • Possibilité de supprimer des contacts
  • Segmentation avancé (selon un ou plusieurs critères,comportementale)

Délivrabilité

  • Personnalisation SPF, DKIM, DMARC
  • Délivrabilité par domaine
  • Proposé aussi l’IP dédié
  • Feedback loop avec les ISP français

2. Les statistiques sur vos campagnes d’emailing et emails transactionnels.

Vous vous en doutez, obtenir des statistiques pour analyser ses résultats est primordial. Tous les prestataires sérieux l’ont prévu. La différence se fera sur le côté « pratique » et sur l’étendue des fonctionnalités proposées.

  • Délivrabilité (nombre d’emails délivrés/nombre d’emails envoyés)
  • Taux d’ouverture (nombre d’ouvertures uniques/nombre d’emails envoyés)
  • Taux de clic (nombre de clics uniques/nombre d’emails envoyés).
  • Le nombre de plaintes (clics sur « Signaler comme courrier indésirable »), de soft et hard bounces, et d’envois bloqués.

3 – Marketing automation

Voici la liste des fonctionnalités dont vous aurez besoin :

  • Envoi d’un message de bienvenue après une inscription via un formulaire
  • Envoi d’une série de messages en séquence : follow-up.
  • Automatisation de changement de listes (passage automatique d’un abonné d’une « liste prospects » vers une « liste clients »).
  • Relance des abonnés qui n’ont pas ouvert votre email.
  • Segmentation comportementale (exemple : vous posez une question par email avec deux réponses possibles en lien cliquable. En fonction du lien cliqué, l’abonné se retrouve dans une nouvelle liste et recevra le cas échéant une série de messages automatiques.)

Si vous avez bien lu ce premier article, vous avez compris l’importance de choisir un logiciel d’emailing :

  • externe ;
  • fiable (donc un outil spécifique géré par une équipe de professionnels d’emailing) ;
  • proposant du marketing automation.

Après avoir pris connaissance des différents critères de choix :

  • Le sérieux du prestataire (service après-vente, sécurité et gestion des serveurs) qui accorde une grande importance à la confidentialité et à la protection de vos données, à la délivrabilité de vos envois.
  • Le prix (choix entre les trois modèles tarifaires).
  • La simplicité d’utilisation (ergonomie de l’interface, mise en place d’une campagne).
  • Les fonctionnalités nécessaires pour optimiser vos campagnes d’emailing.

Il ne vous reste plus qu’à tester différentes solutions du marché.
Pour vous aider à choisir votre logiciel emailing, voici un comparatif des différentes possibilités fiables qui s’offrent à vous (à venir).

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Thierry Dubois

Thierry Dubois

Business Partner Bienveillant du consultant freelance, formateur-coach en ligne. Objectif : vous accompagner à valoriser votre expérience et à générer un flux continu de clients qualifiés.

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